Instituto de Desarrollo Urbano

2.   Las plantillas son una guía de estructura de contenido básica que deben ser adaptadas para cada proyecto y necesidad puntual  y así mismo serán revisadas (caso por caso).

3.  Recomendaciones de diligenciamiento:

• Tener claro y entender lo que se quiere decir.

• Siempre pensar en la comunidad y en que esta entienda y lea.

• Evitar tecnicismos, extranjerismos, palabras confusas y formalismos.

• Evitar textos largos. Usar textos concretos que respondan la estructura básica

• Usar fotografías o imágenes que contextualicen y que estén en buena calidad.

• Realizar esquemas sencillos (planos, desvíos, etc.), para ayudar a hacer pedagogía.

• Evitar copiar al pie de la letra textos largos (COI, actividades), explicarlos en lenguaje claro.

• Usar lenguaje claro e incluyente. (ORTOGRAFÍA Y REDACCIÓN)

• Si hace falta agregar algo muy relevante, pueden hacerlo.

• Leer, revisar y corregir antes de enviar.

4.  Protocolo de envío resumido :

• Contratista diligencia y envía a interventoría

• Interventoría revisa y hace avalar por coordinadores IDU respectivos (según el tema: Técnicos: PMT, inicios y finalizaciones – Sociales: reuniones, actas, recomendaciones, etc.

• Interventoría envía a volantes@idu.gov.co con copia a coordinador social y a contratista, indicando avales previos IDU con nombre.

• Volantes IDU revisa que la información cumpla los criterios de aprobación, o de lo contrario hace recomendaciones respetuosas de mejoramiento.

• Interventoría o contratista envían el ajuste en el mismo hilo (garantiza trazabilidad), con copia a todas las personas implicadas.

• Volantes IDU indica que no hay observaciones o solicita nuevos ajustes, en caso de que persistan algunas observaciones.

5. Criterios de aprobación:

• Oportunidad: anticipación al evento, preparación para algunas actividades, mitigación de afectaciones, prevención de riesgos, que evidencian planeación de las actividades del contratista, sin improvisación.

• Veracidad: genera confiabilidad, credibilidad y buena reputación, así como una mejora de la imagen institucional y de las empresas contratistas. (avales, permisos).

• Asertividad: lenguaje positivo, inclusivo, según los lineamientos de la Alcaldía.

• Concreción: información puntual, evitando información innecesaria y lenguaje técnico y legal.

• Aportes: generación de valor agregado, pedagogía ciudadana y evidencia de responsabilidad social, aporte en la resolución de necesidades específicas de la comunidad.

• Lecturabilidad: excelente ortografía y redacción, mensaje, identidad visual.

• Conveniencia: según la coyuntura social, política y mediática, indicada según Jefe OAC.

• Vigencia: Contenidos que no pierdan vigencia tan rápido, que no tengan fechas o datos que se desactualicen.

• Características técnicas del formato, según las orientaciones dadas

6. Para tener en cuenta:

• Los volantes NO SE HACEN POR CUMPLIR UNA OBLIGACIÓN CONTRACTUAL. Se hacen para informar a la comunidad lo que necesita saber sobre el proyecto, para prepararse y poder participar activamente en el mismo.

• Los volantes salen a nombre del IDU y por lo tanto de la Administración Distrital, por eso la revisión debe ser muy rigurosa, ya que las piezas no salen a nombre del contratista o de una persona.

• Los volantes no son piezas exclusivas para una comunidad, aunque tengan información específica, SON INFORMACIÓN PÚBLICA, que cualquiera puede publicar en redes o enviar a un medio de comunicación, incluyendo una notificación.

• Todos los proyectos son diferentes y tienen sus propias necesidades de comunicación, incluso dentro del mismo proyecto o contrato, un mismo volante no necesariamente funciona en todas las oportunidades. Los proyectos no son estáticos, inician, avanzan o finalizan, por esto las mismas piezas no siempre funcionan. CADA VOLANTE ES REVISADO DE MANERA INDEPENDIENTE.

• Aunque una pieza ya haya sido aprobada por OAC, y tengan otra actividad parecida, SIEMPRE DEBEN REPORTAR A OAC para aval, ya que las actividades se publican en el Calendario web de la entidad y diariamente se reportan al equipo de Canales OTC y Redes sociales OAC, para que estén enterados.

• TODAS LAS PIEZAS SON SUJETO DE MEJORAMIENTO CONTINUO, que no significa cambio de criterios, ya que se pueden deber a instrucciones específicas del jefe, sugerencias de compañeros OTC o del mismo contratista o coordinadores, corrección de errores que no habían sido notados en una oportunidad anterior. LA COMUNICACIÓN DEBE SER DINÁMICA Y EN CONSTANTE CAMBIO.

• Aunque la ortografía y la redacción son temas de forma, son muy importantes porque hacen parte de la imagen profesional que debe tener una entidad, y reflejan el respeto que se tiene con la ciudadanía. Incluyen: tildes, digitación, uso correcto de mayúsculas, puntuación, escritura de tramos y lapsos, entre otros. El mal uso de todo lo anterior puede hacer que no se entienda el mensaje que queremos dar o tenga malas interpretaciones.

• El diseño gráfico de las piezas y su diagramación son muy importantes, esto puede hacer que la pieza no sea leída y la boten, ya sea por los colores, porque la imagen no ilustra, porque la letra es muy pequeña, porque tiene mucho texto. Las piezas sencillas con la información puntual.

• Entre más puntual, corto y conciso sea un volante, mucho mejor. Pensar que entre más información se ponga, este funciona mejor, puede ser un error. La información debe ser filtrada y seleccionada para cada caso.

• La agilidad del proceso de aprobación de los volantes depende del propio contratista y la interventoría, y las observaciones que se hagan, no significa que se esté entorpeciendo ningún proceso constructivo del proyecto.

• Los avales de las coordinaciones IDU son muy importantes para la OAC, pues no se puede publicar nada sin ellas (incluyendo los volantes).

• La articulación entre coordinación y OAC es muy importante, hay necesidades específicas de cada contrato que no son de conocimiento de OAC, por lo tanto es clave que el coordinador social o técnico nos informen (emergencias, casos especiales, etc.), para poder buscar la mejor solución o escuchar cualquier aclaración.

• La OAC siempre está dispuesta a escuchar aclaraciones, sugerencias, responder dudas o consultas de forma rápida, que puedan incidir en el proceso, así como también correcciones a posibles errores que cometamos. La conciliación y llegar a acuerdos son muy importantes en este proceso.

• Aunque hay casos especiales, como emergencias o permisos de entidades a última hora (COI de SDM), esto no puede corresponder al 100% de los proyectos y a todos los temas del mismo, puesto que debemos evidenciar la anticipación y planeación, que reflejan el profesionalismo, y no la improvisación en el mismo.

• El contratista debe escribir correctamente, ya que cuenta con un equipo de profesionales, y aún más, los proyectos que cuentan con comunicadores sociales exclusivos. No deben presentar errores de este tipo.

• Los volantes no son solo de tipo informativo, al mismo tiempo pueden ser preventivos, pedagógicos, promocionales (de estrategias sociales, etc).

• Las observaciones siempre se realizan con el ánimo de mejorar una pieza y de forma muy amable y en lo posible asertiva, por lo tanto, no deben ser tomadas a modo personal, ni es conveniente incurrir en respuestas poco asertivas, ya que se busca es que la información llegue a la ciudadanía.

• La articulación entre residentes de interventoría y contratista es clave, para que puedan agilizar el proceso de aprobación, o hacer los respectivos cambios. El papel de la interventoría no consiste en reenviar correos, sino en verificar que se corrijan las observaciones y hacer las aclaraciones que consideren al enviar una solicitud. Se sugiere que siempre le copien los correos al contratista, para que le lleguen más rápido las observaciones que se hagan.

 Únicos canales de contacto con la Oficina Asesor de Comunicaciones:

• Correo electrónico volantes@idu.gov.co

• Chat de google de ese correo